¿Por qué la importancia de un Presupuesto de Tesorería?

DEFINICIÓN: Un presupuesto es un plan de acción dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en valores y términos financieros que debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas, este concepto se aplica a cada centro de responsabilidad de la organización. FUNCIONES: *La principal función de los presupuestos se relaciona con el Control Financiero de la organización. *El control presupuestario es el proceso de descubrir qué es lo que se está haciendo, comparando los resultados con sus datos presupuestados correspondientes para verificar los logros o corregir las diferencias. *Los presupuestos pueden desempeñar tanto roles preventivos como correctivos dentro de la organización. IMPORTANCIA DE LOS PRESUPUESTOS: *Son útiles en la mayoría de las organizaciones como: empresas, agencias gubernamentales, grandes multinacionales y pequeñas empresas. *Los presupuestos son importantes porque ayudan a minimizar el riesgo en las operaciones de la organización. *Por medio de los presupuestos se mantiene el plan de operaciones de la empresa en límites razonables. *Sirven como mecanismo para la revisión de políticas y estrategias de la empresa. *Cuantifican en términos financieros los diversos componentes de su plan total de acción. *Las partidas del presupuesto sirven como guías durante la ejecución de programas de la empresa. *Las lagunas, duplicaciones o sobre posiciones pueden ser detectadas y tratadas al momento. OBJETIVO DE LOS PRESUPUESTOS: *Planear los resultados de la empresa en dinero y volúmenes. *Controlar el manejo de ingresos y egresos de la empresa. *Coordinar y relacionar las actividades de la empresa. *Lograr los resultados de las operaciones periódicas. CLASIFICACIÓN DE LOS PRESUPUESTOS: Se pueden clasificar desde diversos puntos de vista: *Según flexibilidad. *Según periodo de tiempo que cubren. *Según el campo de aplicabilidad de la empresa. *Según el sector en el cual se utilicen.

I. Según Flexibilidad; pueden ser Rígidos o Flexibles *RIGIDOS: son aquellos que se elaboran para un único nivel de actividad, y no permiten realizar ajustes necesarios por la variación que ocurre en la realidad. Dejan de lado el entorno de la empresa. Este se utilizaba antiguamente en el sector público. *FLEXIBLES: son los que se elaboran para diferentes niveles de actividad, y se pueden adaptar a las circunstancias cambiantes del entorno. Son de gran aceptación en el campo de la presupuestación moderna. Son dinámicos adaptativos, pero complicados y costosos. II. Según el periodo de tiempo; pueden ser a corto plazo o a largo plazo *A corto plazo: son los que se realizan para cubrir la planeación de la organización en el ciclo de operaciones de un año. Este sistema se adapta a los países con economías inflacionarias. *A largo plazo: este tipo de presupuestos corresponden a los planes de desarrollo que generalmente adoptan grandes estados y grandes empresas. III. Según el campo de aplicación en la empresa; pueden ser de operación o financieros *OPERACION O ECONOMICOS: tiene en cuenta la planeación detallada de las actividades que se desarrollarán en el período siguiente al cual se elaboran, y su contenido se resume en un Estado de Ganancias y Pérdidas. Entre estos presupuestos se pueden destacar: 1) PRESUPUESTO DE VENTAS: generalmente son preparados por meses, áreas geográficas y productos. 2) PRESUPUESTO DE PRODUCCION: comúnmente se expresan en unidades físicas. La información necesaria para preparar este presupuesto incluye tipos y capacidades de máquinas, cantidades económicas a producir y disponibilidad de los materiales. 3) PRESUPUESTO DE COMPRAS: es el presupuesto que prevé las compras de materiales primas y/o mercancías que se harán durante determinado período. Generalmente se hacen en unidades y costos. 4) PRESUPUESTO DE COSTO - PRODUCCION: algunas veces esta información se incluye en el presupuesto de producción. Al comparar el costo de producción con el precio de venta, muestra si los márgenes de utilidad son adecuados. 5) PRESUPUESTO DE FLUJO DE EFECTIVO: es esencial en cualquier empresa. Debe ser preparado luego de que todos los demás hayan sido completados. El presupuesto de flujo muestra los recibos anticipados y los gastos, la cantidad de capital de trabajo. 6) PRESUPUESTO MAESTRO: este presupuesto incluye las principales actividades de la empresa. Aglutina y coordina todas las actividades de los otros presupuestos y puede ser concebido como el "presupuesto de presupuestos". *FINANCIEROS: en estos presupuestos se incluyen los rubros y/o partidas que inciden en el balance, hay de dos tipos de tesorería y de erogaciones capitalizables. a) PRESUPUESTO DE TESORERIA: tiene en cuenta las estimaciones previstas de fondos disponibles en caja, bancos y valores de fáciles de realizar. Se puede llamar también presupuesto de caja o de flujo de fondos, porque se utiliza para prever los recursos monetarios que la empresa necesita para desarrollar sus operaciones. Se formula por cortos periodos, mensual o trimestralmente. b) PRESUPUESTO DE EROGACIONES CAPITALIZABLES: es el que controla las inversiones en activos fijos. Permite evaluar las diferentes alternativas de inversión y el monto de recursos financieros que se requieren para llevarlas a cabo. IV. Según el sector de la economía en el que se utilizan; pueden ser del sector privado o público *PRESUPUESTOS DEL SECTOR PUBLICO: son los que involucran los planes, políticas, programas, proyectos, estrategias y objetivos del estado. Son el medio más efectivo de control del gasto público y en ellos se contempla las diferentes alternativas de asignación de recursos para gasto e inversiones. *PRESUPUESTOS DEL SECTOR PRIVADO: son los usados por las empresas particulares, se conocen también como presupuestos empresariales, buscan planificar todas las actividades de una empresa.

MOTIVOS DEL FRACASO DE LA PRESUPUESTACIÓN La gerencia debe organizar sus recursos financieros, si quiere desarrollar sus actividades, establecer bases de operación sólidas y contar con los elementos de apoyo que le permiten medir el grado de esfuerzo que cada unidad tiene para el logro de las metas fijadas por la alta dirección y a la vez precisar los recursos que deben asignarse a las distintas dependencias que directa o indirectamente ayudan al plan de operaciones. La presupuestación puede fracasar por diversas razones: A) Cuando solo se estudian las cifras convencionales y los cuadros demostrativos del momento sin tener en cuenta los antecedentes y las causas de los resultados. B) Cuando no está definida claramente la responsabilidad administrativa de cada área de la organización y sus responsables no comprenden su papel en el logro de metas. C) Cuando no existe adecuada coordinación entre diversos niveles jerárquicos de la organización. D) Cuando no hay un buen nivel de comunicación, y por tanto se presentan resquemores que perturban e impiden el aporte de los colaboradores para el logro de las metas presupuestarias. E) Cuando no existe un sistema contable que genere confianza y credibilidad. F) Cuando se tiene la ilusión de control; es decir, que los directivos se confían de las formulaciones hechas en el presupuesto y se olvidan de actuar en pro de los resultados. G) Cuando no se tienen controles efectivos respecto de la presupuestación. H) Cuando no se siguen las políticas de la empresa u organización.